Automatiza la gestión de tu PYME, te contamos cómo dar los primeros pasos
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La automatización te brinda la posibilidad de poder hacer más con menos, de forma masiva y con mejores resultados. Y hacer esto con la gestión de tu PYME es muy importante, pero es preciso que sepas por dónde comenzar sin morir en el intento.
Es preciso aclarar lo que significa automatizar. En palabras concretas, la automatización sucede cuando hay una tecnología que las personas aplican a través de procesos, lo que da como resultado una oportunidad para generar valor.
Gracias a la masividad que ofrece internet, es posible conectarnos desde cualquier dispositivo y lugar para gestionar las operaciones de la empresa, por ejemplo, sus ventas, cobros y pagos. Con esto, es posible obtener reportes en tiempo real o gestionar cualquier proyecto en equipo.
¿Qué herramientas emplear para comenzar el camino de la automatización?
No creas que comenzar a automatizar tu PYME va a requerir una inversión en sistemas costosos y sofisticados. Existen en el mercado herramientas que son fáciles de usar y que están al alcance de muchos empresarios por sus precios asequibles. Veamos algunas de las que puedes comenzar a explorar:
- Zapier: Para el área de marketing, esta herramienta es ideal, permite hacer integraciones entre programas y aplicaciones web. Hace posible la ejecución de acciones combinadas y el traslado de información entre plataformas. Básicamente, funciona muy bien cuando se trata de llevar datos de un lugar a otro, por ejemplo, tomar datos de una base que tengas y pasarla a la herramienta de automatización para enviar emails.
- Yesware: Para mejorar la productividad en las ventas, esta herramienta es una excelente opción. Permite acelerar los procesos, ayudando a que los vendedores se conecten de forma efectiva con los prospectos. Puedes instalarla e integrarla con otras aplicaciones.
Claves para automatizar la gestión de tu PYME
1. Elige una solución que te permita centralizar tus operaciones
Sí, sabemos que Excel ha sido por mucho tiempo la herramienta más idónea para cargar datos, customizar sus variables y crear los reportes que consideremos necesarios. Pero también sabemos que ingresar mal un número o tener un error en una fórmula puede hacer grandes estragos.
Por esta razón, es preciso que pienses en un sistema que centralice todas las operaciones y que luego te entregue todos los reportes. Con esto podrás tomar decisiones y generar tus planillas de cálculo cuando quieras. Y ¿qué te puede ofrecer una herramienta de automatización?
- Facturar online
- Actualización de reportes
- Gestionar los inventarios
- Conciliaciones bancarias
- Integración con plataformas de pago, entre muchas otras funciones.
2. Planifica y gestiona la implementación
Define con qué recursos cuentas y quienes serán los encargados de llevar el proceso de implementación. Acá lo interesante es que podrás crear metodologías de trabajo en las que todos los involucrados comunican activamente el progreso de forma transparente a toda la empresa, por medio de la herramienta de automatización que elijas.
3. Capacita a todas las áreas y haz que el cambio se perciba (y lo sea) positivo para todos
Es claro que lo nuevo puede generar algo de resistencia y desconfianza. Es por esto por lo que tienes que ser muy claro y explicar el porqué del cambio y su importancia para todos. Este compromiso será vital para aprovechar al máximo las nuevas herramientas.
4. Controla los resultados
Lo mejor de tener control sobre todos los datos de tu PYME es que puedes hacer algo fundamental: controlar. Gracias al control es posible ver resultados reales y detectar todo aquello que se pueda salir del camino. Asimismo, debes saber que automatizar la gestión de tu PYME significará grandes ventajas en términos de tiempo y costos.
